4 Claves para ayudarnos a gestionar la complejidad I

¿Cómo se gestiona la complejidad? – “Con cuidadin”, como seguro dirán en mi pueblo.

Según avanza nuestra sociedad, cada vez son más los requisitos impuestos a los proyectos actuales. Debido al mundo en que actualmente vivimos y al cambio de paradigma en el que estamos envueltos, cada vez son más los temas a resolver, con difícil solución.

Como podéis leer en el título de esta nueva entrada del blog, en este post que he dividido en dos partes, quisiera escribir sobre lo que según mi (buen o mal ) criterio, podrían ser al menos cuatro claves para comprobar si podemos enfrentarnos a gestionar la complejidad.

Si os parece, comenzaré ilustrando con la historia de una reunión de trabajo en una empresa consultora. Sentaos y veamos…

Una historia

El cliente originador del encargo, es una empresa multinacional gestora de grandes infraestructuras de transporte multimodal.

Son las nueve de la mañana, Aparicio Fonseca es un gestor de proyectos al que han convocado a una importante reunión, la empresa para la que trabaja, líder en el sector de la consultoría, ha sido elegida para realizar un cuantioso encargo.

El cliente originador del encargo, es una empresa multinacional gestora de grandes infraestructuras de transporte multimodal, en la que el factor humano es crucial, tanto a nivel organizativo, así como operativo.

Un cliente

La multinacional se ha expandido rápidamente  por varios países, y se enfrenta a varios problemas a la vez. Varias decisiones estratégicas han tenido un resultado no previsto, y eso ha desembocado en inseguridad operativa y una larga lista de incidentes que finalmente están influyendo en los medios de comunicación y la opinión pública.

Por otra parte, la rápida expansión ha disparado los costes, y eso unido a un entorno económico inestable, ha llevado a la organización a un punto crítico que amenaza no ya el funcionamiento de sus servicios, sino su propia supervivencia.

Su encargo, se resume básicamente en que necesitan información, un “mapa” de su organización que les sitúe, y un plan de acción que les permita abandonar la zona de peligro en la que están sumidos…

En la reunión a la que Aparicio ha sido convocado está presente un equipo ejecutivo de la empresa gestora de infraestructuras.  Necesitan ayuda.

Su encargo, aunque consta de varios puntos, se resume básicamente en que necesitan información, un “mapa” de su organización que les sitúe, del entorno en el que se mueven, y un plan de acción que les permita abandonar la zona de peligro en la que están sumidos.

La pizarra de la sala de reuniones está vacía, pero si allí hubiera que describir la situación gráficamente, sería una aeronave con caída en barrena.

Aparicio Fonseca

Aparicio está allí porque el Director Técnico lo ha convocado, quiere que sea él quien lidere los trabajos. El es un profesional considerado en su organización, hasta ahora ha liderado varios proyectos con éxito. Aparicio Fonseca tiene fama de ingeniero ortodoxo, poco innovador, pero seguro y fiable.

En su organización confían en él porque se ajusta fielmente a los encargos, su objetivo es cumplir, hasta ahora siempre le ha funcionado.

Aunque de formación es ingeniero, Aparicio ha trabajado en encargos diferentes desde planificación de obras de ingeniería, gestión de infraestructuras, optimización de procesos, incluso análisis económicos.

Desde la disparidad, todos los tabajos de Aparicio tienen denominadores comunes, hasta ahora, todos los proyectos en los que Aparicio ha participado han sido proyectos parcelados, acotados, con información clara, limitados en alcance y nada difusos. Además en todos ellos había metodologías de aplicación definidas

Un proyecto

Según transcurre la reunión y la mañana, el equipo de la multinacional define el encargo a partir de la exposición del panorama en el que se encuentran, así como de una serie de requisitos.

El transporte es una actividad, crítica y muy sensible, por otra parte, al tener presencia en varios países, tienen que trabajar con legislaciones diferentes.

Aparicio y el equipo de consultores escuchan la exposición del cliente. La multinacional tiene presencia en seis países gestionando infraestructuras de transporte: autopistas, aeropuertos, servicios de navegación aérea, estaciones de tren, así como el mantenimiento de otras tantas infraestructuras.

Básicamente, el cliente es una empresa que ofrece servicios gestionando movilidad y tráfico de personas y mercancias en distintos medios de transporte.

El transporte es una actividad, crítica y muy sensible, por otra parte, al tener presencia en varios países, tienen que trabajar con legislaciones diferentes.

Un factor crucial para esta actividad es el factor humano que dota en muchos casos de borrosidad al sistema en su conjunto.

Un problema

Aparicio toma notas y tiene el semblante serio, no solo és, sino su Director y el resto del equipo, la descripción de la situación según sus notas es:

• Parece como si fueran muchos proyectos a la vez, pero no por separado, ya que están todos juntos en el proyecto general, y además tiene pinta de que estén acoplados entre sí.
• El componente humano está presente en todos los sevicios de gestión, y con varios niveles de implicación.
• Tocar cosas a nivel estratégico tiene implicaciones difíciles de preveer.
• Tocar cosas a nivel táctico del día a día, en realidad no se puede hacer. No se pueden cerrar aeropuertos!!! No se puede parar el tráfico!!!
• El funcionamiento del conjunto tiene muchos actores: gobiernos, competidores, legislaciones, usuarios…
• la información de la que se dispone es incompleta, y para muchos indicadores, simplemente no existe, ya que no hay medidas realizadas.
• Aunque parece que para algunos aspectos tratados por separados hay modelos, en realidad no existe un comportamiento modelizado del conjunto, ni tampoco de determinadas partes actuando acopladas.
• No es un problema puramente técnico!!
• ¿…?????
• ¡…!!!!!!!
• …….
• Por favor, ¿Paramos a tomar un café?

La pizarra todavía está vacía, ¿síndrome de la hoja en blanco?, en la hoja de notas hay muchas cosas anotadas, pero no hay ideas que aporten coherencia.

Si hubiera que hacer una representación gráfica sería el de un puzzle sin empezar y no saber por dónde…

A Aparicio Fonseca no se le da nada bien innovar, sobre todo si no sabe de antemano cual va a ser el resultado.

Si no dispone de información concisa previa, ¿cómo va a generar conocimiento a partir de información incompleta, o mejor dicho, en determinados casos, en ausencia de información?

A la vuelta del descanso, cuando el cliente ya ha acabado de exponer su situación y de lo que esperan de los consultores, la pizarra aún sigue vacía.

Aparicio se levanta sin rotulador, no tiene intención de dibujar en ella y comienza lo que sería el resumen de sus notas y de su parecer ante la situación planteada por el cliente.

Afronta la situación de lo que hace tiempo sabía que alguna vez le iba a suceder. Lo primero que dice y casi lo último es:

–  Este proyecto es muy complejo, no digo que no se pueda hacer, pero al menos, con el conocimiento del que disponemos hoy en nuestra organización, no lo podemos hacer. No sé por dónde empezar.

Aparicio sigue:

–  Quizás, si pudiéramos partirlo todo en pequeños proyectos, podríamos dar soluciones parciales… pero así, todo en conjunto parece inabordable.

Aparicio dice:  -Este proyecto es muy complejo, no digo que no se pueda hacer, con el conocimiento del que disponemos hoy en nuestra organización, no lo podemos hacer.

La pizarra vacía no es el fin, quizás sea un principio

Hasta aquí tenemos la primera parte de la historia en la que el cliente solicita ayuda a la consultora.

Como veis, parece que después de la primera reunión el equipo de consultores no tiene las herramientas para enfrentarse al encargo. De ahí que la pizarra no se haya llenado con ideas, gráfico, relaciones, y/o posibles soluciones…

Si me permitís que opine, yo creo que esta pizarra vacía no es un fracaso, tampoco lo voy a vender como un éxito, pero sí me voy a animar a decir que…  ¡es una oportunidad!

A Aparicio no le gusta innovar, pero no tiene más remedio, o entonces sí que se anotará un fracaso.

Tengo curiosidad por saber lo que finalmente ocurrió en la sala de reuniones. Me cuesta pensar que después de la intervención de Aparicio, aquello se finalizara.

Mientras llega el siguiente post, dejare apuntadas las cuestones o claves que en la consultora, deberían plantearse para intentar ofrecer ayuda a su cliente

1.  ¿Sabemos interpretar nuestro sistema? Si a la hora de tratar los problemas de nuestro sistema somos conscientes de su morfología y su esencia.
2.  ¿Sabemos lo que es la complejidad y un sistema complejo?
3.  ¿Conocemos o disponemos de herramientas a utilizar?
4.  ¿Cuestión cuantitativa o cualitativa? ¿Tenemos que implementar necesariamente un enfoque cuantitavo?.

Os espero en la prórxima entrega!!