La Organización como un Sistema: Un entorno complejo

La idea 

En la clase de Estructura de las Organizaciones, Policarpo Andrade el profesor, pregunta si alguien puede explicar lo que es una organización sin que esa palabra entre en la definición. Es el primer día de clase de la asignatura y quisiera dejar centrados, al menos dos ideas, con el objeto de desarrollarlas en las próximas semanas:

• La complejidad en las organizaciones.
• Consecuencia de esa complejidad, el modelo idóneo de gestión en dichas organizaciones.

El objetivo que Policarpo plantea, es enfocar las organizaciones en el mundo que viene. Para ello se apoya en dos preguntas:

1. La complejidad en una organización ¿es negativa, es positiva, o es simplemente fundamental?, ¿Se puede sobrevivir a esa complejidad?
2. ¿Qué papel juega la complejidad en la estructura de las organizaciones y sus jerarquías?

Hagamos abstracción de la clase de Estructura de las Organizaciones, y lancemos la cuestión de qué es una organización… Por mi parte, en el devenir de este blog, quizás use mucho el recurso de la RAE, pero amigos, es una fuente oficial de definiciones que siempre nos da un punto de partida sobre el que empezar a hablar.

Como os decía, según la RAE, una organización es:

3. f. Asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de determinados fines.  

Si me permitís también pondré aquí un extracto, esta vez de un sitio nada oficial, pero que seguro  nos puede ayudar. La wikipedía:

Las organizaciones son estructuras administrativas creadas para lograr metas u objetivos por medio de los organismos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por sistemas de interrelaciones que cumplen funciones especializadas. También es un convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico

Si hablamos de organizaciones en general, que podrán ser gubernamentales o no gubernamentales, empresariales, ONG o bien estructuras sociales de cualquier otro tipo, incluso países, el extracto que acabamos de leer, le podría servir al profesor Policarpo Andrade, como inicio de sus clases.

Desde mi punto de vista, este pequeño texto también nos puede servir como punto de partida para situar el concepto de organización vista como un sistema, y centrarla en un entorno  complejo.

Según estas definiciones hemos visto que las organizaciones son sistemas, y que tienen muchos partes interelacionadas. También que cumplen objetivos y además tienen funciones. En definitiva, hablamos de sistemas que a partir de ciertas dimensiones, sin duda, pueden empezar a reproducir patrones y comportamientos complejos.

En una de mis entradas anteriores, hablé de la Teoría General de Sistemas (TGS), y expuse que sistema se podría describir desde tres aspectos:

• El aspecto morfológico: Forma y estructura.
• El aspecto orgánico y funcional: Funcionalidades, objetivos.
• Aspecto genético: Génesis, trayectoria, evolución.

Las organizaciones son un claro ejemplo de sistemas, los cuales podríamos describir desde los tres aspectos anteriores.

Sobrevivir en un entorno complejo

Parte de la complejidad que pueda tener una organización, es atribuible a que no es un sistema cerrado, intercambian recursos e información con el entorno en el que se mueven, también en su desarrollo ganan y pierden elementos o materia, es decir, están constantemente evolucionando.

Personalmente, hay una idea que me gusta mucho y cuando pienso en organizaciones las considero que están integradas en el entorno que las rodea, es decir que tienen unos límites muy difusos con su entorno… Ese entorno las influye y condiciona de tal manera, que no es descabellado pensar que las modele como si fueran arcilla.

Históricamente hablando, venimos de una sociedad, economía, y estado tecnológico relativamente simples. En ese contexto, las organizaciones tenían más libertad para crecer, cambiar y evolucionar desde dentro, sin que en principio tuvieran muchas fuerzas exteriores que las limitaran.

Como vengo ya explicando desde la primera entrada de este blog “Más no es mayor, más es diferente…“, el mundo y la sociedad actual está cambiando a pasos agigantados. Ahora se están imponiendo otras reglas del juego, otras condiciones, y otras fuerzas que empujan hacia adentro de las organizaciones, de tal manera que convierten sus límites externos en más difusos y permeables. En definitiva, son más interdependientes con el exterior.

La complejidad en nuestra sociedad ha venido para quedarse, no se puede eliminar. Hay que entenderla y aprender a gestionarla. De hecho,  para ciertas organizaciones es hasta necesaria para su supervivencia

Pero, al respecto de lo que nos interesa sobre las organizaciones, ¿Cómo es el entorno en el que se mueven, o dicho de otra manera, se integran?, ¿Cuáles son esos condicionantes…? Veamos algunos de ellos.

• Complejidad: Es un factor fundamental, hay que aprender a gestionarla. Como ya he dicho antes, las sociedades primitivas eran más simples que las actuales. Si proyectamos nuestra sociedad hacia al futuro, no es difícil prever una tendencia al alza.
• Globalización: La globalización acelera, no ya solo la economía, sino también las comunicaciones, de tal manera que hace el mundo más pequeño. Entramos en lo que podríamos llamar la sociedad en red, con un entramado de conexiones.
• Cambio tecnológico: Las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) , redundan también en la globalización, así como en la aceleración de la economía, y otras variables. En definitiva, propician un crecimiento exponencial: población, productividad, comercios, dispositivos electrónicos, etc.
• Conocimiento: Otro factor fundamental, las organizaciones se componen básicamente de personas, y éstas son poseedoras de conocimiento. Pasamos a una era que se basa en el conocimiento, y éste no es estático en las organizaciones, ya que entra y sale de la mismas de forma continua. El conocimiento es un valor esencial…!

En las organizaciones actuales está de moda hablar de los entornos VUCA. Realmente, hablar de entornos VUCA es la constancia de la integración del sistema organización, con el sistema entorno, en un sistema conjunto de escala mayor. En una próxima entrada  hablaré de los entornos VUCA. Por  ahora solo haremos mención:

• Volatility (Volatilidad)
• Uncertainty (Incertidumbre)
• Complexity (Complejidad)
• Ambiguity (Ambigüedad)

Dicho todo esto, ¿Qué opinas?, la complejidad dentro de una organización, ¿hay que evitarla?, ¿eliminarla?, ¿qué hay que hacer para sobrevivir en un entorno complejo?

La complejidad en nuestra sociedad ha venido para quedarse, no se puede eliminar. En mi opinión hay que entenderla y aprender a gestionarla. De hecho, yo diría que para ciertas organizaciones es hasta necesaria para la supervivencia

Una reflexión sobre biología

En biología, hay especies muy simples, como por ejemplo los invertebrados o determinados insectos, y otras más complejas, como por ejemplo el máximo de complejidad en los mamíferos.

Si analizamos la descendencia de cada una de las especies vemos que las especies más simples basan su estrategia para sobrevivir como especie, tener decenas, o cientos de huevos. La gran mayoría no sobrevivirá al entorno, aunque alguno habrá que sí lo pueda hacer.

Ahora bien, avancemos en complejidad, y según las especies observadas, veremos que cuanto más compleja es la especie, menos descendencia necesita para sobrevivir como tal. ¿Cuántos hijos tiene un ser humano a lo largo de sus existencia?

Lo que pretendo transmitir con esto es que la complejidad del entorno presiona sobre los todos los integrantes de cada especie. En las especies más simples el promedio de vida es muy corto y pocos individuos son capaces de sobrevivir a ese entorno y llegar a la edad adulta y reproducirse.

La solución biológica para sobrevivir como especie es que cada individuo tenga mucha descendencia. Por otra parte, las especies con un mayor índice de complejidad no necesitan tener tanta descendencia como sus primas las especies simples, ya que muchos individuos llega a edad adulta.

Mi argumento es que para sobrevivir en un entorno complejo es necesario ser capaz de tener o reproducir patrones complejos. Hay que reaccionar a los estímulos complejos en la dirección adecuada, y hay que estar en disposición de ello. De ahí, que por ejemplo el ser humano tenga más probabilidades de sobrevivir en este mundo y llegar a la edad fértil, que una ameba. ¿Alguien lo duda?.

Algo parecido ocurre en los entornos económicos y las empresas o multinacionales actuales. Hemos dicho que están, de alguna manera integrada en el entorno. Para sobrevivir a este entorno, ¿no se os ocurre que hay que estar en consonancia con él?

En mi opinión, en una pequeña escala, puede ser que sea beneficioso eliminar la complejidad de determinados procesos dentro de una organización, pero en una escala mayor y pensado de forma holista y en la organización como un sistema, la complejidad es necesaria, incluso fundamental para su superviviencia.

Máxime, si hacemos una proyección  de nuestra sociedad hacia el futuro,  veremos y todo nos indica que el entorno será cada día un poco mas VUCA.

La historia de un ERE

Volviendo a Policarpo Andrade, además de ser profesor de universidad de Estructura de Organizaciones, tenía ya una gran experiencia trabajando anteriormente como consultor en diversas empresas.

Policarpo había trabajado para empresas en las que se habían realizado un ERE, y otras veces había formado parte de lo equipos encargados de realizar el ERE.

Pasados los años, y ya en la universidad, un día se dedico a hacer un estudio de todos aquellos casos de empresa en las que se había realizado un ERE, estando él involucrado de alguna manera.

Después de analizar todos los casos, Policarpo llegó a la conclusión de que muy pocas organizaciones habían sobrevivido a los ERE, una vez cunplidos unos años después de su realización.

En los expedientes de regulación, siempre que se actuaba, los criterios eran “meter a la empresa en números”, o bien se decía “quitar grasa”.

Realmente, los criterios de cada ERE eran puramente económicos, cambiar el color de los números macroeconómicos de rojo a verde, y poco más, sin tener muchas veces en cuenta el conocimiento que se perdía.  Sin tener en cuenta también las funciones orgánicas perdidas.

En definitiva, los ERE  se hacían muchas veces sin tener una visión holista de la organización. Una visión de sistema integrado con su entorno.

El argumento común era “La organización se ha vuelto muy compleja y corremos el riesgo sucumbir”. Se actuaba y a la vuelta de dos o tres años, la empresa terminaba desapareciendo.

Después de analizar todos los casos, Policarpo llegó a la conclusión de que muy pocas organizaciones habían sobrevivido a los ERE, una vez cunplidos unos años después de su realización.

De todo este estudio, Policarpo quiso sacar una enseñanza para sus alumnos. La complejidad no es mala para una organización, muchas veces es hasta necesaria para sobrevivir. Actuar contra ella realizando un ERE, posiblemente no salve a la empresa, quizás la termine matando… ya que se les quita una complejidad necesaria para sobrevivir al entorno.

Concluyo y dejo para otra ocasión

El primer día de clase de Estructura de las Organizaciones, Policarpo Andrade el profesor, lanzó dos cuestiones para desarrollar en las siguientes semanas.

Una de ellas fue la complejidad de las organizaciones, la reflexión sobre cómo afectaba dicha complejidad a la organización en los entornos actuales.

En su primera clase lanzó otra cuestión sobre jerarquías y modelos de gestión en las organizaciones. ¿Cuáles podrían ser las jerarquías y los modelos más adecuados en los entornos que ya hemos explicado?. Si os parece, esta cuestión la dejaremos para un próximo post…

Policarpo quiso sacar una enseñanza para sus alumnos. La complejidad no es mala para una organización, muchas veces es hasta necesaria para sobrevivir. Actuar contra ella realizando un ERE, posiblemente no salve a la empresa, quizás la termine matando…

Os espero próximanete!

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