En el post anterior describimos la reunión en la que una multinacional gestora de grandes infraestructura hacía un encargo a una consultora.
El encargo consistía en hacer un “mapa” situacional de la empresa y sus actividades, y por otra parte, establecer un plan de acción para hacer salir a la compañía de la complicada situación en la que se encontraba.
Sus actividades, así como el contexto en el que se desarrollan, forma un sistema complejo difícil de gestionar.
En este entorno, Aparicio Fonseca, el protagonista de nuestra historia, no tiene muy claro, o mejor dicho nada claro, cómo afrontar el proyecto que por mediación de sus jefes, le están encargando.
Os propongo ahondar un poco en lo que podría ser un breve procedimiento para abordar un problema complejo.
¿Cómo gestionar la complejidad?
Esta es una buena pregunta, por ejemplo, yo reconozco que muchas veces, simplemente no sé cómo hacerlo. Por empezar por algún sitio, siempre empiezo por poner un poco de orden.
¿Porqué no nos abrimos a nuevas ideas?, ¿Aceptar un cambio de paradigma?, para ello y como dije en la primera parte de este post, tomemos la pizarra vacía como un oportunidad. Oportunidad de empezar con la mente abierta.
Aparicio Fonseca es un firme valedor del reduccionismo. Esto le ha llevado a muchos éxitos en su vida profesional, pero aunque este enfoque aporta resultados muy buenos a muchos problemas, últimamente están apareciendo multitud de problemas en los que este enfoque se queda corto. Tiene muchas limitaciones.
Cierto! es verdad! nuestro sistema educativo está directamente influenciado por el paradigma mecanicista.
En mis estudios de ingeniería recuerdo todavía las clases de mecánica analítica, de estática, termodinámica, donde siempre se comenzaba con: “Tenemos un sistema aislado, en condiciones ideales…“
Cada vez empiezan a ser más los problemas actuales a resolver donde los requisitos han superado el sistema aislado y en condiciones ideales. Vivimos en un mundo acoplado, sobre el que tenemos que aportar soluciones!!
Por ejemplo, 4 claves…
Lo que quiero contar ahora, probablemente no aporte una solución unívoca y definitiva, pero al menos sí ayudará a situarnos en una dirección adecuada, en la que aproximarnos a ella.
- ¿Sabemos interpretar nuestro sistema?
- ¿Sabemos lo que es la complejidad y un sistema complejo?
- ¿Conocemos o disponemos de herramientas a utilizar?
- ¿Cuestión cuantitativa o cualitativa? ¿Tenemos que implementar necesariamente un enfoque cuantitativo?.
1.- ¿Sabemos interpretar nuestro sistema?
Recordando las notas de Aparicio vimos que en conjunto respondían a un sistema con muchas dimensiones, un sistema interconectado y acoplado. Además se podría resumir con las siguientes características:
- Un sistema en el que convive el factor técnico con el factor humano.
- Interdisciplinar. Multitud de agentes.
- Deficiencia en la información disponible o información incompleta.
- Interdependencia entre todos sus factores.
- Procesos no lineales.
- Desconocimiento de muchos de sus procesos, así como de modelos que los representen.
Según esto, parece razonable que lo primero que habría que hacer para gestionar algo muy complejo, es entender lo que queremos gestionar.
Caracterizar, y hacer un “mapa” del sistema. Definir sus características y atributos, así como anotar todo aquello que nos pueda aportar información del mismo.
Karl Ludwig von Bertalanffy, fue un biólogo y filósofo austriaco. Fue en primero en desarrollar una teoría sobre los sistemas llamada “Teoría General de los Sistemas“.
Esta teoría es relativa al estudio interdisciplinario de los sistemas en general. Su propósito es estudiar los principios aplicables a los sistemas en cualquier nivel en todos los campos de la investigación
En ella se describen tres aspectos sobre los que trabajar a la hora de caracterizar un sistema por extenso y complejo que sea:
- Aspecto morfológico: Forma y estructura
- Aspecto orgánico y funcional: Funcionalidades, objetivos.
- Aspecto genético: Génesis, trayectoria, evolución.
Desde mi punto de vista, realizar una síntesis y un análisis del sistema sobre el que queremos trabajar, es fundamental para definir el tablero de trabajo.
Resumiendo, una herramienta que nos puede ayudar mucho es hacer esa descripción basada en los tres aspectos sistémicos de la Teoría General de Sistemas. Así pues, dedicar un esfuerzo para construir una adecuada descripción de nuestro sistema, será fundamental para aportarnos una información inicial muy valiosa.
2.- ¿Sabemos lo que es la complejidad y un sistema complejo?
En una de mis anteriores entradas, ¿Qué es la Complejidad?, ya hice algunas reflexiones sobre la misma.
La complejidad es una cualidad o característica de un sistema complejo, que por cierto, también es complicado, y muchas de sus partes, de forma separada incluso son simples. Un sistema complejo lo tiene todo, tiene diversidad de elementos, toda esa variedad de elementos está interconectada entre sí, intercambian información, y están interrelacionados de tal manera que se podría decir que casi todo depende de casi todo.
La complejidad la podríamos considerar como una cualidad de un sistema, esta cualidad tiene unas implicaciones que afectan directamente a la gestión de ese sistema.
Por otra parte, se han realizado intentos de definir la complejidad como una variable, y en consecuencia asociarle una métrica. Como ejemplo ilustrativo mencionaré la Complejidad Computacional, Complejidad de Kolmogorov, entre otras.
Dependiendo del sistema sobre el que queremos trabajar, deberíamos usar unas u otras definiciones si queremos usar la complejidad desde un concepto de variable, o bien considerarla como cualidad de un sistema complejo.
Personalmente me decanto por esto último, es decir, entender el sistema como un Sistema Complejo. Las implicaciones sobre el sistema de las que hablé anteriormente son las propiedades o características del mismo.
¿Cuáles son esas propiedades? Aunque no hay un consenso cerrado sobre cuáles son esas propiedades, yo expondré entre otras, algunas de ellas.
- Todos los elementos del mismo están conectados. Es una propiedad fundamental.
- Esos mismos elementos son interdependientes. Están relacionados.
- Son diversos.
- Adaptativos. No son estáticos, se adaptan a las condiciones del contorno.
- Emergentes. Del conjunto de sus partes emergen propiedades del sistema que no están presentes en las partes que lo forman.
Comprender el concepto de complejidad, así como las propiedades de los sistemas complejos nos puede ayudar en gran medida a interpretar nuestro sistema. Nos aportará información del mismo.
3.- ¿Conocemos o disponemos de herramientas a utilizar?
Una vez que hemos analizado nuestro sistema, y después de indentificarlo como un sistema complejo, viendo todas sus propiedades, podemos proceder a evaluar las harramientas simulación.
Existen técnicas de modelado y/o simulación de sistemas complejos. Cada una de ellas aborda el enfoque desde perspectivas diferentes.
Por ejemplo, la Dinámica de Sistemas aborda el modelado basándose en los bucles de realimentación definidos dentro del sistema. Es una técnica de modelado predictiva.
Otro ejemplo de técnica son los modelos basados en agentes (ABM). Este tipo de modelos se basan en sencillas reglas que se le asignan a cada agente, donde los agentes son los elementos del sistema complejo. Una vez asignados los agentes y sus reglas, se les hace interaccionar de tal manera que reproducen los patrones “emergentes” del sistema.
Un entorno de simulación con técnicas para sistemas complejos gratuito, que puede resultar de mucha ayuda es NetLogo.
Disponer de un conocimiento del sistema sobre el que necesitamos trabajar nos aportará información clave para poder elegir los métodos o herramientas más adecuadas para su tratamiento.
4.- ¿Cuestión cuantitativa o cualitativa?
Otra cuestión importante a la hora de aproximarse a la resolución de un problema complejo es plantearse la necesaridad o no en la resolución del mismo de forma cuantitava, es decir, si es necesario aportar un número con una serie de decimales.
Aunque no siempre tiene que ser así, las soluciones cuantitavias suelen estar asociadas a problemas deterministas, con una serie de ecuciones diferenciales de solución conocida. Hay muchos sistemas de ecuaciones diferenciales que sencillamente no se pueden resolver, y por tanto nos quedamos sin solución numérica.
Mi pregunta es, ¿si no tenemos accesible una solución numérica ya no podemos resolver el problema?. Os voy a contestar con el título de un libro: “Cómo plantear y resolver problemas (título original en inglés How to Solve It)”
En este libro se habla sobre todo de heurística y la forma de resolver problemas mediante la creatividad y el pensamiento lateral.
Una vez llegados hasta aquí, ahora tenemos más posibilidades de éxito a la hora de enfrentarnos a un proyecto o problema complejo, como el proyecto encargado a Aparicio Fonseca.
De nuevo la historia
Si os parece, una vez que hemos reflexionado sobre las claves expuestas anteriormente, podríamos volver a la historia que iniciamos en la primera parte de este post.
Han pasado dos días desde la última reunión en la que Aparicio Fonseca dijo que no se podía abordar el encargo pedido por el cliente, la multinacional gestora de infraestructuras.
Aunque dicha multinacional era consciente de la dificultad del encargo, no quiso aceptar la negativa inicial y pidió a la consultora que estudiara toda la información que ellos habían proporcionado, y por otra parte que revisaran sus capacidades técnicas con el objeto de ver si realmente no podían aceptar su encargo.
Planificaron otra reunión para hacer una evaluación final y ver si la consultora finalmente pudiera disponer de los recursos técnicos necesarios para aceptar el encargo.
El amigo de Aparicio
Alfredo Valmayor es un ingeniero perteneciente a la misma empresa que Aparicio y además amigo suyo. Hace dos días, tomando un café con Aparicio, éste abatido le contó el proyecto que le habían propuesto y que no había tenido más remedio que rechazar.
Su amigo ecuchó el relato de Aparicio y le dijo con una sonrisa que no se preocupara — Eso te pasa por ser tan conservador — le dijo amablemente.
Alfredo es un ingeniero, digamos que de perfil opuesto al de Aparicio, no es tan fiable como su amigo, pero sí que tiene un perfil favorable para afrontar retos. Es innovador y desde el inicio de su carrera ha aceptado todo aquello que se salga de la normalidad.
El plan y final
Alfredo dijo a su amigo:
— No dejes que los árboles te impidan ver el bosque — ¿Lo entiendes? le dijo con sonrisa malévola.
Le habló de los sistemas, del System Thinking, de los sistemas complejos y teoría de la complejidad. Le habló de determiandas técnicas de simulación, y también le habló de que no todo estaba perdido.
Le dijo que era complicada la resolución del encargo, pero que le asegueraba que si confiaba en él, le ayudaría a no tener un mal papel.
Así lo hicieron, en ese día y medio que faltaba para la siguiente reunión prepararon una propuesta de plan de acción, en la que se tenía previsto que el entregable final estuviera listo en 14 meses.
Ahora, ya en la reunión, la empresa cliente mira y lee la propuesta. Tarda en aceptarla una hora. Aparició se ha salvado gracias a su amigo Alfredo, y el Director Técnico de la empresa consultora, ahora respira con normalidad.
— No dejes que los árboles te impidan ver el bosque — ¿Lo entiendes? le dijo con sonrisa malévola.
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